In wenigen Schritten drahtlos drucken
Ein WLAN-Drucker lässt sich ohne Netzwerkkabel flexibel im Haushalt oder Büro verwenden, benötigt aber eine korrekte Verbindung zum Router und zum Endgerät. Dieser Leitfaden erklärt die Vorbereitung, die Wahl zwischen Einrichtungsassistent, Hersteller-App und WPS sowie die Installation unter Windows, macOS und auf Smartphones. Er zeigt außerdem, welche Daten bereitzuhalten sind, wie sich 2,4- und 5-GHz-Netze unterscheiden und wie typische Probleme wie fehlende Drucker, falsche Passwörter oder instabile Verbindungen systematisch behoben werden. Eine Vergleichstabelle hilft bei der Auswahl der passenden Methode, während eine Checkliste die wichtigsten Sicherheits- und Funktionstests zusammenfasst.
Ein Drucker im WLAN kann von mehreren Computern, Tablets und Smartphones genutzt werden, ohne dass ein USB-Kabel zum Arbeitsplatz gelegt werden muss. Die Einrichtung ist meist unkompliziert, wenn Drucker, Router und Endgerät richtig vorbereitet sind. Entscheidend sind das passende WLAN, das korrekte Kennwort und eine aktuelle Druckersoftware. Dieser Leitfaden führt durch die gängigen Methoden und hilft auch dann weiter, wenn der Drucker nach der Installation nicht gefunden wird.
Vorbereitung: Das sollte vor der Einrichtung bereitstehen
Stellen Sie den Drucker zunächst in Reichweite des Routers auf. Sehr große Distanzen, Stahlbetonwände, Funkschatten oder Geräte wie Mikrowellen können die Verbindung beeinträchtigen. Schalten Sie den Drucker ein, legen Sie gegebenenfalls Papier ein und prüfen Sie auf dem Display, ob eine Fehlermeldung angezeigt wird.
Sie benötigen den Namen Ihres WLANs, die sogenannte SSID, und das zugehörige WLAN-Kennwort. Bei vielen Routern stehen die werkseitigen Angaben auf einem Aufkleber an der Unter- oder Rückseite. Wurde das Kennwort geändert, verwenden Sie selbstverständlich das aktuelle Passwort.
- Aktives WLAN mit Internetzugang oder zumindest lokalem Netzwerkzugang
- SSID und WLAN-Kennwort des gewünschten Netzes
- Eingeschalteter Drucker mit ausreichendem Tinten-, Toner- und Papierstand
- Computer oder Mobilgerät im selben WLAN
- Aktuelle Hersteller-App oder aktueller Druckertreiber, falls erforderlich
Viele Drucker unterstützen ausschließlich 2,4-GHz-WLAN. Wenn Ihr Router getrennte Namen für 2,4 und 5 GHz verwendet, wählen Sie bei der Einrichtung das 2,4-GHz-Netz. Bei Routern mit gemeinsamer SSID übernimmt oft die automatische Bandsteuerung die Auswahl; Probleme können aber auftreten, wenn das Smartphone während der Installation nur im 5-GHz-Band arbeitet.
Die passende Verbindungsmethode auswählen
Je nach Modell stehen mehrere Wege zur Verfügung. Ein Drucker mit Display lässt sich meistens direkt über seinen Netzwerkassistenten verbinden. Geräte ohne Display verwenden häufig eine App oder eine vorübergehende Direktverbindung. WPS ist bequem, sollte aber nur genutzt werden, wenn Router und Drucker diese Funktion ausdrücklich anbieten.
| Methode | Geeignet für | Voraussetzungen | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Netzwerkassistent am Drucker | Drucker mit Display | SSID und WLAN-Kennwort | Direkte, meist zuverlässige Einrichtung am Gerät |
| Hersteller-App | Modelle mit oder ohne Display | Smartphone oder Computer, App des Herstellers | Führt durch die Einrichtung und installiert häufig Treiber |
| WPS | Kompatible Router und Drucker | Aktive WPS-Taste oder WPS-Menü am Router | Kein Passwort wird eingegeben, jedoch nicht überall verfügbar |
| USB-Ersteinrichtung | Einige ältere oder einfache Geräte | Passendes USB-Kabel und Herstellersoftware | WLAN-Daten werden per Software an den Drucker übertragen |
WLAN direkt am Drucker einrichten
Bei einem Drucker mit Bedienfeld finden Sie die Einstellung häufig unter Netzwerk, WLAN, Drahtlos oder dem Symbol für Funkverbindungen. Die genaue Bezeichnung unterscheidet sich nach Hersteller und Modell.
- Öffnen Sie am Drucker die Netzwerk- oder WLAN-Einstellungen.
- Wählen Sie WLAN-Einrichtungsassistent, Netzwerk suchen oder eine ähnlich benannte Funktion.
- Warten Sie, bis die Liste der verfügbaren Netzwerke erscheint, und wählen Sie Ihre SSID aus.
- Geben Sie das WLAN-Kennwort sorgfältig ein. Beachten Sie Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen.
- Bestätigen Sie die Eingabe und warten Sie auf die Meldung, dass die Verbindung hergestellt wurde.
- Drucken Sie, falls angeboten, einen Netzwerkbericht. Darauf stehen häufig IP-Adresse, Signalstärke und Verbindungsstatus.
Ist Ihre SSID nicht sichtbar, prüfen Sie zuerst die Entfernung zum Router. Bei versteckten Netzwerken muss der Netzwerkname meist manuell eingegeben werden. Beachten Sie auch, dass manche ältere Drucker Verschlüsselungsverfahren oder Sonderzeichen im Netzwerknamen nur eingeschränkt unterstützen.
Einrichtung per Hersteller-App oder WPS
Mit der Hersteller-App
Die offizielle App des Druckerherstellers ist besonders bei Geräten ohne Touchdisplay sinnvoll. Laden Sie sie ausschließlich aus dem App Store, Google Play Store oder von der offiziellen Herstellerseite. Während der Einrichtung erzeugt der Drucker oft ein temporäres eigenes WLAN; die App fordert dann dazu auf, sich kurz mit diesem Netzwerk zu verbinden und anschließend die Zugangsdaten des Heimnetzes zu übergeben.
Erteilen Sie der App auf dem Smartphone die nötigen Berechtigungen für lokales Netzwerk und gegebenenfalls Standort. Diese Berechtigungen werden von mobilen Betriebssystemen häufig benötigt, um WLAN-Geräte in der Nähe zu erkennen. Nach erfolgreicher Übertragung wechselt der Drucker in Ihr Heimnetz; verbinden Sie das Smartphone danach wieder mit diesem WLAN.
Mit WPS
Bei WPS starten Sie zunächst am Drucker den WPS-Modus. Drücken Sie anschließend innerhalb des vom Gerät angegebenen Zeitfensters die WPS-Taste am Router oder aktivieren Sie WPS in dessen Verwaltungsoberfläche. Die Verbindung wird ohne Eingabe des Kennworts ausgehandelt.
WPS spart Zeit, ist aber kein Ersatz für eine sichere Routerkonfiguration. Deaktivieren Sie die Funktion nach der Einrichtung, wenn sie nicht dauerhaft benötigt wird, und schützen Sie die Routerverwaltung mit einem starken eigenen Kennwort.
Drucker unter Windows, macOS und mobil hinzufügen
Nach der Verbindung mit dem WLAN muss der Drucker auf dem Endgerät ausgewählt oder installiert werden. Halten Sie dabei Computer und Drucker im selben lokalen Netzwerk. Ein Gastnetz ist oft ungeeignet, weil es die Kommunikation zwischen Geräten blockiert.
Windows
Öffnen Sie Einstellungen, wählen Sie Bluetooth und Geräte und danach Drucker und Scanner. Klicken Sie auf Gerät hinzufügen und warten Sie, bis der Drucker erscheint. Wählen Sie ihn aus und schließen Sie die Installation ab. Wird er nicht erkannt, verwenden Sie den Link für einen nicht aufgeführten Drucker oder installieren Sie den aktuellen Treiber von der offiziellen Herstellerseite.
macOS
Öffnen Sie Systemeinstellungen beziehungsweise Systemeinstellungen > Drucker & Scanner. Klicken Sie auf Drucker, Scanner oder Fax hinzufügen und wählen Sie den gefundenen Drucker aus. Wenn verfügbar, bevorzugen Sie AirPrint oder den vom Hersteller empfohlenen Treiber. Anschließend können Sie über den Bereich Drucker & Scanner eine Testseite oder ein Dokument aus einer beliebigen Anwendung drucken.
Android und iPhone/iPad
Auf iPhone und iPad funktioniert Drucken bei kompatiblen Geräten häufig über AirPrint direkt aus dem Teilen-Menü einer App. Unter Android wird der Drucker je nach Gerät über den systemweiten Druckdienst, Mopria oder die Hersteller-App erkannt. Wählen Sie in der jeweiligen App Drucken, suchen Sie den Drucker und kontrollieren Sie Papierformat, Farbmodus und Seitenbereich vor dem Senden.
Wenn der WLAN-Drucker nicht gefunden wird
Die meisten Schwierigkeiten haben einfache Ursachen: Der Drucker ist noch nicht im Netzwerk, das Endgerät befindet sich im falschen WLAN oder eine alte Installation verweist auf eine nicht mehr gültige IP-Adresse. Arbeiten Sie die folgenden Punkte nacheinander ab, statt mehrere Einstellungen gleichzeitig zu ändern.
- Starten Sie Drucker, Router und Computer oder Smartphone neu.
- Prüfen Sie am Druckerdisplay oder im Netzwerkbericht, ob eine gültige IP-Adresse angezeigt wird.
- Stellen Sie sicher, dass kein Gastnetz, VPN oder Unternehmensprofil die lokale Gerätesuche blockiert.
- Kontrollieren Sie SSID und Kennwort erneut; auch ein einzelnes vertauschtes Zeichen verhindert die Anmeldung.
- Rücken Sie den Drucker testweise näher an den Router und prüfen Sie die WLAN-Signalstärke.
- Entfernen Sie einen fehlerhaft angelegten Drucker auf dem Computer und fügen Sie ihn erneut hinzu.
- Aktualisieren Sie Firmware und Treiber ausschließlich über offizielle Quellen.
Bei wiederholten Verbindungsabbrüchen kann eine feste DHCP-Zuweisung im Router hilfreich sein. Dabei erhält der Drucker anhand seiner MAC-Adresse immer dieselbe lokale IP-Adresse. Die Einstellung wird im Router vorgenommen und ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Geräte regelmäßig auf den Drucker zugreifen.
Sicherheit und abschließender Funktionstest
Ein Drucker ist ein Netzwerkgerät und sollte daher ebenso sorgfältig gepflegt werden wie Router oder Computer. Ändern Sie ein eventuell vorhandenes Standardpasswort für die Drucker-Weboberfläche, installieren Sie Firmware-Aktualisierungen und verwenden Sie WPA2 oder WPA3 im WLAN. Vermeiden Sie offene Netze und schalten Sie nicht benötigte Fernzugriffs- oder Clouddruckfunktionen ab.
Zum Abschluss drucken Sie eine Testseite oder ein einseitiges Dokument von jedem wichtigen Endgerät. Prüfen Sie dabei nicht nur, ob ein Auftrag ankommt, sondern auch Papierformat, Druckqualität und die richtige Auswahl von Farbe oder Schwarzweiß. Notieren Sie bei Bedarf den Gerätenamen und die IP-Adresse; das erleichtert die spätere Fehlersuche.
